Enviar facturas en PDF

Hoy nos pregunta un cliente como crear las facturas en PDF y si tiene que hacer algo para que sean legales.

Primero contaros que el problema empieza con un cliente que cuando genera los PDF le sale la marca de agua y no sabía cómo quitarlo. Nos compró un ordenador de HP para entorno de oficina y trae pre instalado un generador de PDF de pago que deja marca de agua, le aconsejamos eliminar este e instalar alguno de los que son gratuitos como dot pdf o pdf creator y asunto arreglado.

Lo estaba usando para enviar presupuestos desde una base de datos creada con filemaker que le hicimos hace años y que tiene integrada la facturación. Crea el presupuesto en la base de datos y se lo envía al cliente por correo-e en formato PDF, o se lo imprime en papel para entregar en mano.

Y la pregunta es “igual que hago los presupuestos y elijo si los imprimo en papel o si los envío por correo-e puedo hacerlo con las facturas es legal enviarlas en PDF”.

Si, es legal enviarlas en PDF y algún día será obligatorio por un tema ecológico por ahorrar papel impreso y sobre todo por el proceso contrario cuando te las envían en papel y no quieras archivar papel y tienes que escanearlas y certificarlas para tirar la factura en papel y quedarte solo con la factura digital si nos las enviasen siempre en digital nos ahorrábamos el trabajo de escanear la factura.

A veces puede que algunos de tus clientes te digan que no es legal que le falta el sello o la firma o cualquier cosa que se le pueda ocurrir, pero nosotros llevamos enviando por correo-e las facturas desde hace 4 años o más a organismos públicos y empresas privadas grandes y pequeñas y nunca hemos tenido problemas.

El caso más gracioso me ocurrió con un cliente que me decía que la factura no era legal enviada por correo que se lo habían dicho en su gestoría y resulta que le vendimos una impresora en coste por página igual que la que usamos en nuestra oficina y le dije la imprimas tu o la imprima yo en mi oficina la factura es la misma, pero es más no la imprimas guárdala en pdf.

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