Renovar tus aplicaciones informáticas.

Hace 15 años que puede parecer poco, pero hablando de tecnologías de la información es muchísimo tiempo, le montamos a un cliente un gestor de bases de datos para el control de la actividad del negocio.

Cuando nosotros llegamos el negocio se dedicaba principalmente a la reparación de aparatos electrónicos de todo tipo y era un referente en la reparación, y tenían el servicio oficial de varias marcas algunos en exclusiva para Madrid, lo que le aseguraba un buen volumen de trabajo.

Lo que nos pedían era tener una base de datos para controlar las reparaciones, esto es una necesidad básica y como siempre decimos se puede resolver con cualquier aplicación desde una libreta y un bolígrafo como toda la vida o un procesador de textos o un Excel como ellos lo estaban haciendo, nosotros le recomendamos hacerlo desde una base datos y como gestor de base de datos le recomendamos FileMaker.

El cliente utilizaba ordenador pero no tenían ninguna experiencia en base datos y les aconsejamos FileMaker por ser muy abierta y muy intuitiva, le calculamos un tiempo de implantación muy rápido 1 semana y 10 horas de formación durante esa semana.

La base de datos controlaba las partes más importantes del negocio que son en su mayoría las mismas que en todas las empresas. Control de clientes, control de entrada/salida de aparatos, emisión de presupuestos y emisión de facturas.

  • Clientes: donde recogemos todos los datos personales incluidos correo-e, domicilio y teléfono para luego poder comunicarnos con ellos para realizar alguna acción comercial.
  • Aparatos: donde apuntamos los aparatos sobre los que se realizan actuaciones y nos permite tener estadística sobre incidencias por aparatos para los servicios oficiales.
  • Incidencias: aquí es donde se gestiona el estado del aparato si esta en reparación esperando piezas en presupuesto esperando contestación de cliente facturado etc…
  • Presupuestos: Para elaborar presupuestos a clientes
  • Facturas: Emitir la factura a cliente y servicios oficiales y listados para la gestoría de facturación mensual, IVA, etc…

 

El cálculo fue correcto y en una semana estaba la aplicación en marcha y puesta en la tienda en la recepción de aparatos y las personas que la tenían que utilizar habían recibido la formación para poder utilizarla.

El cliente estaba encantado y por su cuenta fueron evolucionando con los cambios del propio negocio y generando más bases de datos para controlar otros servicios que ofrecían además de la reparación de aparatos eléctricos

Muchas veces me dijeron tenemos que mirar la aplicación de gestión para ordenarla un poco y hoy 15 años después y no por haber decidido cambiarla sino porque el negocio cambia de gerencia y pasa a llevar la gestión un hijo y ha decidido ordenar todo esto me paso a verlo y es increíble.

Un montón de bases de datos todas con poca relación mucho trabajo duplicado y muy poco control con todo el mundo accediendo a todos los datos, es el problema de heredar un solución y no actualizar ni pararse a revisar en 15 años.

No nos paramos a revisar nuestras herramientas y ha intentar actualizarlas y que funcionen mejor y en el día a día vamos perdiendo mucho tiempo en muchas acciones que realizamos a diario repetitivas.

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