Simplemente, podcast tecnológico para curiosos

381.- Gestión de procesos, solución digital del kit digital.

Bienvenidos, bienvenidas un día más a nuestras guías tecnológicas de cinco minutos de simple informática, donde como ya os contamos todos los martes, todas las semanas, intentamos resolver dudas de nuestros clientes o de nuestros oyentes, de preguntas que nos hacen.

Como ya os he contado en muchos capítulos, nuestro objetivo es disparar alguna idea o algún como dicen en inglés, aunque yo no lo pronuncie bien, un Tiger, un gatillo, un disparador para que cuando escuchéis alguno de los programas surja alguna idea, algo que estáis escuchando que de repente digas, yo en mi negocio no lo estoy haciendo y esto lo puedo implementar o lo puedo implementar poco a poco.

Hoy vamos a hacer el capítulo 381, que es gestión de procesos

Hoy vamos a hacer el capítulo 381, que es gestión de procesos, hemos hecho en los otros capítulos anteriores, hemos estado hablando sobre el kit digital y ahora me toca este, que es el tema de gestión de procesos, que es una de las soluciones digitales que se proponen para poder digitalizar las empresas. Este sí el capítulo pasado, el de las comunicaciones, ya me ha dicho alguien que no se entendía mucho. No me extraña, porque es un tema súper técnico, muy complicado. Yo intentaba explicar alguna cosa por arriba, a lo mejor hago alguno más de profundización. Este podcast incluye toda la empresa. Sí los CRM ya de por si he tenido que hacer ocho capítulos de este tendría que hacer 14.

Cuento un poquito por arriba en el tema de la gestión de empresa, desde mi punto de vista, como yo lo veo, la gestión de empresa, la gestión de procesos, como siempre os digo, nuestro CTA, nuestra llamada a la acción es que os pongáis en contacto con nosotros, que tenéis la web en contacto, tenéis ahí una, un botoncito para mandarnos cualquier consulta o si queréis tener con nosotros una consulta comercial, una auditoría, una consultoría comercial de una hora gratuita, pues podéis entrar y dejarla y quedamos un día y una hora para poder hacerla.

Desde mi punto de vista, como yo lo veo, la gestión de empresa, la gestión de procesos,

En esto de la gestión de procesos, en esta solución digital, nos dicen que lo mínimo que debería de incluir estas soluciones sería:

Permitir la digitalización, Automatización de procesos tales como:

  • La contabilidad, finanzas,
  • La facturación,
  • Los proyectos, el control de presupuestos, costes, las estimaciones,
  • El inventario, la previsión, los niveles de stocks,
  • Las compras y pagos, la gestión de pedidos,
  • Los recursos humanos. La gestión de los recursos humanos, la nómina,
  • La logística, la gestión de las flotas,
  • La integración con diversas plataformas.
  • Ser actualizable, escalable.

Madre mía, te piden aquí cosas que……. al final esto es un CRM, porque todo esto lo cubre un CRM, no tiene más. Pero voy a ir viendo por partes. ¿Qué se podría hacer aquí? Que incluyen las subvenciones de hasta 6.000 

¿Qué se podría hacer aquí? Que incluyen las subvenciones de hasta 6.000 €

Instalar un CRM te lleva muchas horas de trabajo, de poner en marcha para que eso funcione. Pero yo voy a ir viendo por partes cada una de las cosas que dicen y ver qué cosas se pueden hacer con un CRM o qué cosas incluso se podrían hacer por fuera. No tienes por qué hacer todo del tirón.

La contabilidad y las finanzas.

Esto que dicen al principio cuenta por cobrar o por pagar. Gestión de activo, generación de cierre, los balances no sé qué. Yo entiendo que mucha gente con empresas pequeñas no tenga la contabilidad en casa, sino que se la den hacer a una gestoría. Porque no te merece la pena tener a un contable para llevar la contabilidad en una empresa pequeña, se le va a dar a una gestoría.

Y si te dicen como mínimo que esto la conta la tienes que resolver para pedir la ayuda para digitalizar y no lo vas a tener, directamente te vas a quedar fuera. No puedo entrar dentro de esta categoría. Yo entiendo que sí que puedes hacerlo,

El siguiente paso que es el tema de la facturación y te hablan de automatización de los procesos de facturación con la generación de presupuestos, albaranes, facturas, eso sí que deberías de hacerlo. Eso lo tienes que hacer sí o sí. Si tienes una empresa tienes que generar una factura como la generas. La generas desde un Excel, desde un Word, desde donde tú quieras, da igual, pero tienes que generarla.

Esto lo que se trata es de que tengas una base de datos de facturación. Puede que solo emitas la factura, pero por lo menos que tengas esa base de datos de facturación. Si ya estás emitiendo facturas, pues podrías intentar hacer presupuestos, tener igual que la factura un presupuesto. Antes de emitir la factura vas a hacer un presupuesto diciendo que es lo que vas a hacer y ahí intentar tener los costes. Para saber si lo que has presupuestado está correcto o no está correcto.

Si son materiales, si tú lo que tienes es género, lo normal es que tengas el inventario, que digas que es lo que tienes en el almacén. Hay mucha gente que no controla el almacén en España, mucha gente. Ayer estuve con un cliente que no lo hace teniendo tres naves llenas de material, no controlan el almacén. No tienen almacén, van vendiendo y ya está. Para poder controlar el inventario tienes que meter las facturas de compra. No te vale sólo con las que tú emites. Ahora tienes que hacer facturas de compra.

No estoy haciendo las facturas de compra. Pues será difícil que te den una solución, que hagan inventarios. Luego viene compras y pagos en la gestión de pedidos de compra de proveedores. Es lo que estoy diciendo. Al final, para tener inventarios vas a tener que hacer esto tener facturas de compra y facturas de venta, no te va a quedar más remedio.

Y luego con la logística, la gestión de la flota. Bueno, lo que digo para nosotros el CRM te puede hacer todo, desde la contabilidad, la logística, los recursos humanos, pero tú puedes ir haciendo piezas de eso.

Puedes ir haciendo piezas de eso, vayamos por partes

Lo primero, desde luego empezar por emitir facturas. Nosotros lo que decimos es que vais a usar una base de datos, bien sea de las que ya emiten factura. O si quieres que se encargue de toda esa gestión de procesos, que es lo que ya vamos, es a tu día a día.

Las cosas que haces en el día, que no solo es lo que hacen todas las empresas, sino que es algo muy propio, de no sé, depende lo que tengas. Teníamos un cliente, me acuerdo ahora que tenía alquileres de trasteros, pues el alquiler del trastero, ¿Cuáles están alquilados?, ¿Cuáles no? Es el proceso del día a día, que no es lo que hace todo el mundo, pero tienes que emitir la factura. Tienes que llevar tu contabilidad, tienes que hacer tus compras y los recursos humanos, la logística, todo igual, pero tu día a día, esos trasteros que alquila. No, eso no está en el CRM eso como que se queda fuera.

Para eso nosotros lo que decimos es que utilicéis una base de datos, nosotros hacemos la base de datos a medida para esta gestión de procesos. Yo entiendo que esta subvención que dan para digitalización incluye esto que estoy diciendo, incluye el tener una base de datos propia o enlazarla con tu software, tu CRM o desde el propio CRM, ser capaz de encajar lo que haces a diario para no tener que tener dos bases de datos y tenerlas todas juntas.

Aprovechar a pedir estas ayudas de kit digital,

Pues habría que ver cada uno de los negocios y tratar de ver si te ajusta o no te ajusta un software ya genérico que esté hecho o si habría que hacer algo a medida para ti.

Pues nada, espero haber explicado también un poco. Todas estas subvenciones que hay, que me parece que es fácil que encaje cualquier tipo de proyecto, porque se están dando como una línea muy general y entonces cualquiera que quiera digitalizar su empresa, aprovechar a pedir estas ayudas de kit digital, que nosotros las podemos hacer porque nos han homologado y podemos darlas.

Entonces nada. Cualquiera que os interese todo esto, poneros en contacto con nosotros y vemos la fórmula para poder llevarlo a cabo. Gracias a todos los que nos escucháis todas las semanas por estar ahí y por dejar vuestras me gusta, por difundir, no por ponernos en vuestras redes sociales, porque así llegamos a más empresarios que podemos ayudarles. Gracias y hasta el martes que viene.

Escucha nuestro podcast para saber más.

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